Lokalita: Praha
Nástup: Ihned
Úvazek: Plný
Koho hledáme a proč
Hledáme zodpovědného, organizovananého a pečlivého kolegu nebo kolegyni, který/á se stane stabilní oporou kanceláře a přirozenou součástí každodenního řízení firmy.
Nabízíme komplexní zaškolení do systému Caflou a možnost realizovat se při tvorbě každodenních procesů firmy.
Výhodou:
- Zkušenosti s administrativou, účetnictvím nebo plánováním
- Organizační schopnosti a důslednost
- Schopnost přemýšlet v souvislostech – chápat propojení úkolů vsystému
- Znalost nástrojů jako Caflou, CRM, účetní evidence, MS Office
Vaším úkolem bude nejen zapisovat data, ale především zajistit, aby celý tým pracoval v pořádku a správně.
Budete pomáhat nastavovat pravidla i workflow a dohlížet, že se dodržují. Váš přínos pomůže přetvořit firmu ve stabilní, rostoucí a organizovanou společnost.
Co nabízíme
- Práci v digitálně řízené firmě, která má růstové ambice
- Plné zaškolení do systému a podporu týmu (včetně IT a vedení agend)
- Podpora vzdělávání a zvyšování kvalifikace
- Možnost být součástí rozvoje celé firmy
- Prostor pro zvyšování odměny i kariérní růst
Denní agenda
Pozice administrativního pracovníka je přímo napojena na všechny úrovně řízení zakázek a cashflow firmy.
Denně je v kontaktu s vedoucím, techniky a klienty a dohlíží na to, aby veškeré procesy ve firmě probíhaly hladce.
Přijetí a zpracování zakázky
- Komunikace s klientem (e-mail, telefon, SMS)
- Tvorba zákaznické karty v Caflou (firma, kontakt, adresa apod.)
- Vytvoření projektu a úkolu podle typu zakázky
- Předání informací k odbornému plánování
Plánování a zadávání úkolů
- Komunikace s klientem, domluvení data realizace
- Spolupráce s vedením na přiřazení techniků
Výstupy z úkolů a fakturace
- Kontrola evidence informací, změřených časů, výdajů, fotodokumentace
- Připomínkování nedodělaných nebo zpožděných úkolů
- Kontrola a úklid úkolů v systému
- Tvorba výkazů pro mzdy techniků
- Příprava fakturačních podkladů
Administrace a pořádek ve struktuře firmy
- Archivace starých zakázek, projektů a výkazů
- Připomínání nedokončených úkolů vedení i technikům
- Organizace a čistota v systému Caflou
- Pomoc při zavádění nových skladových položek
Týdenní agenda
- Zpětná kontrola úkolů z předchozího týdne
- Výkazy z časů – příprava mzdových podkladů pro vedení
- Kontrola plnění úkolů nadřízenými a vedením
- Příprava výkazů a reportů pro týdenní porad